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eW-Dox | Scheda Light

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eW-DOX | Document Management e Document Repository

Già da diversi anni il governo nazionale e l’amministrazione centrale, attraverso organismi istituiti appositamente, (AIPA, quindi CNIPA e adesso DIGITPA), hanno prodotto una serie di norme e specifiche tecniche vincolanti per regolamentare, standardizzare, certificare e controllare le modalità di dematerializzazione, gestione, conservazione, trasmissione  e condivisione dei documenti, con l’intento specifico di ridurre i costi, migliorare l’efficienza e garantire la trasparenza dei documenti e degli atti amministrativi.

Grazie all’impiego dei più avanzati e sofisticati strumenti della tecnologia informatica e telematica e alla consolidata esperienza maturata sia nel settore della Pubblica Amministrazione che delle Aziende, Tecnosys Italia S.r.l. ha realizzato eW-DOX, un insieme di moduli applicativi che rispondono pienamente ai requisiti previsti dall’Authority sia per le caratteristiche tecniche che per modalità operative user friendly che si traducono in un abbattimento dei tempi di apprendimento e gestione del sistema. Tali moduli costituiscono la soluzione completa, versatile ed estremamente semplice di Document Management e Document Repository integrabile con tutte le altre soluzioni realizzate.

Questa soluzione rappresenta lo strumento adeguato per l’acquisizione, classificazione, digitalizzazione e conservazione dei documenti, ne gestisce tutto il ciclo di vita, il percorso (Workflow) e le lavorazioni. Essa inoltre permette di garantire l’univocità del documento e la possibilità di richiamarlo dagli altri moduli, senza dover immettere nell’archivio un nuovo documento.

L’applicativo è in grado di trasformare in maniera semplice tutto l’archivio documentale da cartaceo in digitale, di dare efficienza e di ottimizzare l’intero assetto organizzativo e procedurale all’interno di strutture complesse.

eW-DOX, è perfettamente integrato con il sistema di controllo e tracciamento degli iter procedurali, consente la corretta gestione delle pratiche amministrative, mettendo a disposizione degli operatori una serie di strumenti di supporto utili per il loro perfezionamento.

Consente di realizzare archivi storici di qualsiasi dimensione con la possibilità di indicare l’esatta ubicazione del documento fisico per una immediata ricerca, individuazione e consultazione.

Il sistema modulare consente l’integrazione con tutte le altre applicazioni realizzate da Tecnosys Italia S.r.l., (eW-Accounting, eW-Property, eW-Maintenance, eW-Develop, eW-WEB, ecc.). Esso garantisce inoltre l’integrazione con applicazioni esterne e con i più diffusi programmi di produttività individuale (Office Microsoft, Open Office, Acrobat, ecc.).

Funzionalità e vantaggi

  • Dematerializzazione di interi archivi correnti e archivi storici;
  • Implementazione e gestione sistemi di qualità conformi alle norme ISO;
  • Gestione dell’organigramma aziendale con indicazione delle specifiche mansioni e funzioni per ogni operatore, con attribuzione di password e ID personali;
  • Gestione della protocollazione, archiviazione ottica e smistamento dei documenti;
  • Gestione dell’Interoperabilità, Conservazione Sostitutiva, Firma Digitale, Marcatura Temporale e Carta Nazionale dei Servizi;
  • Risparmio e rispetto dell’ambiente grazie al drastico abbattimento dell’uso della carta;
  • Trasmissione e condivisione dei documenti tra operatori in un’ottica collaborativa e distributiva delle attività amministrative ottimizzando il flusso lavorativo;
  • Riservatezza delle informazioni e il rispetto delle norme sulla privacy;
  • Pubblica in maniera automatica, via Web, informazioni e documenti (norme, circolari, delibere, ordinanze, determinazioni, ecc.) per ottemperare ad obblighi di legge (Albo Pretorio On Line, Pubblicazione Atti Amministrativi, Trasparenza, ecc.) o semplicemente per informare cittadini o utenti;
  • Compatibilità con i formati dei file più diffusi (DOC, XLS, RTF, PDF, DWG, GIF, JPEG, BMP, MPEG, ecc.).

I moduli che compongono questa soluzione sono:

w-DOC Gestione Documentale ed Archiviazione Ottica w-PEC Archiviazione Automatica PEC in entrata
w-PROT Gestione Protocollo Informatico w-PFE Protocollazione Automatica Fatture Elettroniche e interscambio SDI
w-DEL Gestione Atti di Volontà  w-GEDAF Archiviazione Automatica Documenti da File
w-UBI Gestione Ubicazione Documenti w-AFEF Archiviazione Automatica Fatture Elettroniche da File
w-MAIL Invio diretto tramite e-mail Documenti Archiviati w-IDAS Interscambio Dati per Archiviazione Sostitutiva (Aruba, Telecompost)
w-OPTIX-m Archiviazione ottica massiva da scanner

Normativa di riferimento

eW-DOX è pienamente rispondente alle norme e ai regolamenti relativi a:

  • “Regole tecniche per la gestione dei documenti informatici dal D.P.C.M. del 13/11/2014, pubblicato in G.U. n. 8 del 12/01/2015”;
  • “Riconoscimento del valore legale del documento informatico” (L. 59/97);
  • “Tenuta dei sistemi di protocollo informatico” (DPR 428/1998);
  • “Gestione informatica dei flussi documentali nella Pubblica Amministrazione” (DPCM 28/10/1999);
  • “Firma digitale” (DPR 513/1997 e relative regole tecniche di cui al DPCM 8/2/1999);
  • “Regole tecniche AIPA sul protocollo informatico” (02/12/1999);
  • “Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici nella Pubblica Amministrazione” (Delibera AIPA n. 51 del 23/11/2000);
  • “Documentazione amministrativa” (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa – DPR 445/2000);
  • “Regole sull’archiviazione ottica”, “Regole tecniche sul protocollo” e “Modalità di trasmissione” (Circolari AIPA: n. 24 del 30/07/98, 31 del 21/06/01 e 42 del 13/12/01, DPCM n. 272 del 31/10/2000 e n. 28 del 07/05/2001);
  • “Interoperabilità dei sistemi di protocollo” (D.L. 23-1-2002 n.10 e direttiva 1999/93/CE);
  • Trasparenza-DLgs 33/2013.
  • Codice dell’amministrazione digitale Decreto legislativo, testo coordinato 07/03/2005 n° 82, G.U. 16/05/2005 e ss.mm.